Política de Tratamiento de Datos Personales
1. COMPROMISO CON LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS respeta la privacidad y la información personal de sus clientes y demás partes interesadas. Reconocemos la importancia de proteger sus datos personales y nos comprometemos a garantizar su adecuado tratamiento conforme a la legislación vigente.
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales describe cómo recolectamos, utilizamos y, bajo ciertas circunstancias, divulgamos su información personal. Asimismo, detalla las medidas implementadas para proteger sus datos y los procedimientos que seguimos en relación con la recopilación, el uso y la divulgación de información personal.
Recolectamos y utilizamos información personal únicamente para los propósitos establecidos de manera clara y específica. Conservaremos dicha información solo durante el tiempo que la ley o los fines para los que fue recopilada lo exijan.
Nuestra página web puede ser visitada y consultada sin necesidad de proporcionar datos personales. Los visitantes permanecerán en todo momento en el anonimato, sin posibilidad de ser identificados por nosotros.
2. COOKIES
La aceptación de las cookies no es un requisito obligatorio para visitar nuestra página web. Sin embargo, le informamos que habilitar esta funcionalidad permite una navegación más ágil y eficiente cada vez que nos visite.
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3. DEFINICIONES
Las palabras que se definen a continuación tendrán el siguiente significado dentro de esta política:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o generado por cualquier otro medio, emitido por el Responsable del Tratamiento y puesto a disposición del Titular de la información. Este aviso contiene nuestras políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Responsable: PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS.
• Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político. Asimismo, comprende datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, sea el Responsable del Tratamiento de Datos Personales o actúe en su nombre.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el Tratamiento de Datos Personales se garantizará el cumplimiento de los siguientes principios:
• Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima, claramente informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo en los casos en que exista un mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir a error.
• Principio de transparencia: El Titular tiene derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales en poder de PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo aquellos que sean de carácter público, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso sea técnicamente controlado para garantizar su conocimiento exclusivamente por los titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será gestionada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su integridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación laboral o contractual con las labores que comprenden el tratamiento.
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales serán utilizados por PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS para los siguientes propósitos:
a) Proveer los servicios y productos solicitados por el Titular.
b) Informar sobre nuevos productos o servicios, tanto aquellos relacionados como no relacionados con el contratado o adquirido previamente por el Titular.
c) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular.
d) Informar acerca de cambios en los productos o servicios ofrecidos.
e) Evaluar la calidad de los productos o servicios prestados.
f) Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales, con el fin de dar a conocer los productos o servicios de la empresa.
g) Enviar información comercial, publicitaria o promocional acerca de productos y/o servicios, eventos, promociones u otras iniciativas comerciales o no comerciales. Esta información podrá ser enviada a través de correo físico, correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS), dispositivos móviles u otros medios electrónicos, con el propósito de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, en general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
h) Compartir, transferir y/o transmitir los Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS, siempre garantizando el adecuado tratamiento de los mismos conforme a la normatividad vigente.
i) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y llevar a cabo estudios de mercado en todos los niveles, con el fin de mejorar los servicios ofrecidos.
j) Responder a requerimientos legales emitidos por entidades administrativas o judiciales, cumpliendo con las obligaciones impuestas por la normativa vigente.
6. AUTORIZACIONES
El Tratamiento de Datos Personales realizado por PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS ha implementado los mecanismos necesarios para obtener dicha autorización, asegurando que sea posible verificar el otorgamiento en todo momento.
La autorización podrá ser otorgada de manera verbal y/o mediante un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
En cualquier caso, la autorización debe ser otorgada directamente por el Titular, asegurando que este conoce y acepta que PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS recolectará y utilizará su información para los fines que le serán comunicados de manera previa al otorgamiento de la autorización.
Contenido de la autorización
La autorización solicitada deberá incluir la siguiente información:
a) Identificación del Responsable del Tratamiento y especificación de los datos personales que serán recopilados.
b) Finalidad específica del Tratamiento de los datos personales.
c) Derechos del Titular respecto al acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados.
d) Indicación clara de si se realizará la recopilación de Datos Sensibles.
e) Información adicional al Titular, incluyendo:
i) Que no está obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos personales.
ii) Que la entrega de información de carácter sensible es facultativa.
7. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares de los Datos Personales pueden, en cualquier momento, solicitar al Responsable del Tratamiento que les informe sobre la información que conserva, así como solicitar su actualización, rectificación o supresión, utilizando los medios descritos en el numeral 8 de la presente política. Adicionalmente, podrán revocar la autorización otorgada.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.
Para ejercer estos derechos, el Titular deberá presentar su reclamo a través de los medios predeterminados por PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS, según lo establecido en el numeral 8. La solicitud deberá incluir el número de identificación del Titular, sus datos de contacto y la documentación que sustente su petición. En caso de que PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS considere que se requiere información adicional para analizar la solicitud, se comunicará tal situación al Titular.
Si el solicitante no aporta la información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de información adicional, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción de la solicitud. Si no es posible atenderlo dentro de dicho plazo, se informará al interesado, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha estimada de resolución, que en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS.
c) Ser informado, previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo dispuesto en el numeral 3 de la presente política, e interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
e) Acceder de manera gratuita a sus Datos Personales que son objeto de Tratamiento, conforme a lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1377.
El Titular está obligado a mantener actualizada su información y a garantizar su veracidad en todo momento. PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS no asumirá responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD
PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas cumplirán con los requerimientos mínimos establecidos por la legislación vigente y serán evaluadas periódicamente para asegurar su efectividad.
10. RESPONSABLE Y CONTACTO
PROACTIVE & INNOVATIVE SERVICES SAS será responsable de la recolección, el Tratamiento de Datos Personales, la Autorización y el almacenamiento de registros, garantizando que estos no se deterioren, pierdan, alteren o sean utilizados sin la debida autorización. Asimismo, se asegurarán de conservarlos con la máxima seguridad.
El área de Servicio al Cliente estará a cargo de atender las peticiones, quejas y consultas de los titulares de los datos personales. Los Titulares pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones al siguiente correo electrónico o número de contacto:
• Correo electrónico: comercial@proactiveandinnovative.com
• Teléfono celular: +57 322 351 2696
11. ENTRADA EN VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La presente política de tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2025. La información proporcionada por los grupos de interés permanecerá almacenada por un período máximo de cinco (5) años, contados a partir de la fecha del último tratamiento. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a cargo de la compañía, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.